Pengorganisasian Struktur Manajemen dan Actuating Dalam Manajemen

A.    PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

a.     Definisi pengorganisasian (Organizing)

Perkataan organisasi berasal dari istilah Yunani organon dan istilah Latin organum yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan.

Dalam literatur dewasa ini, arti organisasi beraneka ragam, tergantung dari sudut mana ahli yang bersangkutan melihatnya, walaupun demekian, perbedaan arti tersebut dapat kita golongkan ke dalam salah satu dari dua pendapat mengenai organisasi tersebut.

James D. Mooney mengatakan, “Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”.

Cester I. Barnard, Organisasi adalah sebagai suatu sistem dari aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Cyril Soffer (1973: 220), Organisasi adalah persekutuan/perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana perkerjaan (yang terdapat dalam organisasi tersebut) dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan keoada para pelaksana tugas/pemegang jabatan untuk mendapatkan satu kesatuan hasil.

Stephen p. Robbins, Organisasi sebagai kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

b.     Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, McHugh (1997), terdiri dari empat fungsi, yaitu :

a.      Perencanaan (planning)

yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Di antara kencenderungan dunia bisnis sekarang, misalnya, bagaimana merencanakan bisnis yang ramah lingkungan, bagaimana merancang organisasi bisnis yang mampu bersaing dalam persangian global, dan lain sebagainya.

b.     Pengorganisasian (Organizing)

Yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

c.      Pengimplementasian (directing)

Yaitu proses implementasi program agar bisa di jalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesabaran dan produktivitas yang tinggi.

d.     Pengendalian dan pengawasan (controlling)

Yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Pada tahun 1950-an Koontz mempopulerkan konsep fungsi-fungsi manajemen dengan mengelompokkan tugas-tugas yang dilakukan oleh manajemen ke dalam lima fungsi manajemen, yang mencangkup :

a.      Perencanaan (Planning)

b.     Pengorganisasian (Organizing)

c.      Pengisian staf (Staffing)

d.     Memimpin (Leading)

e.      Pengendalian (Controlling)

Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun diantara para teoritisi mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen.

Berbagai pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen akan tampak jelas dengan dikemukakannya pendapat beberapa penulis sebagai berikut :

a.      Louis A. Allen                        : leading, planning, organizing, controlling.

b.     Prajudi Atmosudirjo               : planning, organizing, directing, atau Actuating, Controlling.

c.      John Robert Beishline, Ph. D : perencanaan, organisasi, komando, control.

d.     Henry Fayol                            : planning, organizing, commanding, Coordinating, Controlling.

e.      Luther Gullich                                    : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordining, Reporting, Budgeting.

f.      William H. Newman              : Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing, Controlling.

g.     Dr. S. P. Siagian., M.P.A        : Planning, Organizing, Motivating, Controlling.

h.     Willian Spriegel                     : Planning, Organizing, Controlling.

i.       George R. Terry                      : Planning, Organizing, Actuating, Controlling.

j.       Lyndak F. Urwick                   : Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.

k.     Dr. Winardi, S. E.                   : Planning, Organizing, Coordinating,Actuating, Leading, Communication, Controlling.

l.       The Liang Gie                         : Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Controlling, Improving.

c.      Manfaat Struktur Fungsional dan Divisional

a.      Manfaat struktur fungsional

1.     Mempergunaka sumberdaya khusus secara efisien

2.     Supervisi dapat dilakukan lebihh mudah

3.     Mengembangkan keahliann fungsional

4.     Mudah memobilisasi ketrampilan khusus

5.     Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis

6.     Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah.

b.     Manfaat struktur divisional

1.     Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan

2.     Keputusan lebih cepat

3.     Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja

4.     Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan

5.     Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis

6.     Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan

7.     Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi.

d.     Kerugian Struktur Fungsional dan Divisional

a.      Kerugian struktur fungsional

1.     Terlalu kaku dengan spesialisasi para karyawan

2.     Kesulitan melakukan tour of duty of area

3.     Koordinasi kurang menyeluruh

4.     Dapat menyebabkan dispersonalisasi

5.     Keahlian memimpin kurang dapat dijamin

6.     Sulit melaksanakan kegiatan yang berasal sari satu komando

b.     Kerugian struktur divisional

1.     Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional

2.     sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi

3.     Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

e.     Kasus Konflik dalam Organisasi

Konflik nyata bisa kita ambil dari kisruhnya PSSI, Menteri Pemuda dan Olahraga (Menpora) Imam Nahrawi menjatuhkan sanksi administratif kepada PSSI yang isinya memutuskan pemerintah tidak mengakui seluruh kegiatan PSSI, termasuk hasil KLB di Surabaya yang memilih kepengurusan periode 2015-2019. Lalu Menpora juga membekukan segala macam kegiatan yang berlangsung di PSSI. Menurut konflik yang tersebut, saran dari segi struktur fungsional adalah memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis yaitu dari pusat Menpora yang seharusnya mengkoordinasikan dan membuat keputusan yang tidak berpihak sehingga bisa menimbulkan konflik. Dari sisi struktur divisional, seharusnya dari pihak Menpora mengkoordinasikan dengan PSSI untuk lebih berfokus pada prestasi atlet yaitu perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan.

B.    ACTUANTING DALAM MANAJEMEN

a.     Definisi Actuanting

Pelaksanaan (Actuating) perwujudan dalam tindakan dari rencana yang telah digariskan guna mencapai tujuan atau target organisasi yang telah digariskan. Di dalam melaksanakan suatu rencana maka manajer harus membuat penjadwalan aktivitas. Penjadwalan aktivitas atau penjadwalan kerja terdiri dari dua kategori, yang pertama adalah loading sedangkan yang kedua adalah dispatching. Loading mengacu pada penugasan kerja kepada beberapa pabrik, pusat kerja, fungsi, atau departemen sedangkan dispatching mengacu pada penjadwalan actual terhadap aktivitas spesifik dalam pabrik, pusat kerja, fungsi atau departemen. Dari loading dan dispatching akan diketahui standar waktu yang disediakan oleh organisasi dan waktu yang diserap untuk melakukan suatu pekerjaan. Dari sini kemudian dapat dianalisis apakah waktu yang disediakan atau diterapkan tersebut sesuai kenyataan atau tidak. Jika standar waktu yang digariskan melalui metode ilmiah serta diukur dengan metode studi gerak waktu itu sudah benar maka setiap perbedaan negative (yang sesungguhnya lebih lama dari standar) dianggap sebagai penyimpangan dan harus diketahui berbagai sebabnya.

Di dalam melaksanakan tugas maka manajer dapat menggunakan bagan Gant atau menggunakan jaringan PERT (Program Evaluation and Review Tehnique). Bagan Gant adalah bagan yang diciptakan oleh Henry Gant dan banyak dipakai di berbagai organisasi dikarenakan polanya sangat sederhana dan mudah dipahami.

Jika menggunakan bagan Gant (Gant Chart) maka manajer unit membuat bagan seperti contoh dibawah ini :

NOMER ORDER	SENIN	SELASA	RABU	KAMIS	JUMAT
1	Memasukan bahan		mencampur	mengecat	Mengetes
2	Memasukan bahan		Mencampur		Mengecat
3	Memasukan bahan		mencampur		mengecat
4	Memasukan bahan			mencampur	mengecat

Jika menggunakan jaringan PERT maka tugas atua pekerjaan akan digambarkan melalui symbol nomor kerja yang kemudian dikaitkan melalui anak panah dan setiap anak panah akan dijelaskan waktu penyelesainya contoh jaringan PERT :

Keterangan :

1.     Memasukan bahan (2 hari)

2.     Mendesain (3 hari)

3.     Menggambar (2 hari)

4.     Mengukir (15 hari)

5.     Mengecat (3 hari)

Menurut Nurzaman (2014), Actuating adalah kegiatan yang menggerakkan dan mengusahakan agar semua karyawan melakukan tugas dan kewajibannya. Para karyawan sesuai dengan keahlian dan proporsinya melaksanakan rencana dalam aktivitas konkret yang diarahkan pada tujuan yang telah ditetapkan, dengan selalu mengadakan komunikasi, saling memberi motivasi, melaksanakan perintah dan instruksi serta mengadakan supervisi dengan meningkatkan sikap dan moral setiap karyawan. Dengan demikian, dalam actuating terdapat hal-hal berikut :

1.     Penetapan awal pelaksanaan rencana kerja

2.     Pemberian contoh tata cara pelaksanaan kerja dari pemimpin

3.     Pemberian motivasi para pekerja untuk segera bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing

4.     Pengkomunikasian seluruh arah pekerjaan dengan semua unit kerja

5.     Pembinaan para pekerja

6.     Peningkatan mutu dan kualitas kerja

7.     Pengawasan kinerja dan moralitas pekerja.

b.     Pentingnya Actuanting

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

c.      Prinsip Actuanting

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain :

1.     Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

2.     Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

3.     Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

4.     Menghargai hasil yang baik dan sempurna

5.     Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

6.     Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

7.     Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Sedangkan menurut Haris (2011) penggerakan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

1.     Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan anggota terhadap usaha mencapai tujuan. Bisa saya contohkan dalam out bound adalah pada saat kita akan melakukan kegiatan out bound masing-masing. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain, seperti perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan anggota.

2.     Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

3.     Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Manulang, M. (2008). Dasar-dasar manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Solihin, I. (2009). Pengantar manajemen. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Fahmi, I. (2011). Manajemen teori, kasus, dan solusi. Bandung: Penerbit Alfabeta.

Prof. Dr. Faisal Afiff, Prof. Dr. R. Paemeleire, & L. Uytterschaut. (1994). Seluk beluk organisasi perusahaan modern. Bandung: PT.Eresco.

Tisnawati, Sule E. & Saefullah, K. (2005). Pengantar manajemen. Jakarta: kencana prenada media group.

Iman, I & Siswandi. (2009). Aplikasi manajer perusahaan:analisis kasus dan pemecahannya. Jakarta: Penerbit Mitra Wacana Media.

Nurzaman, K. (2014). Manajement perusahaan. Bandung: CV. Pustaka Setia.

Mulyono. (2008). Manajemen administrasi dan organisasi pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media. 

Stoner, James A.F. (1996). Manajemen edisi kedua jilid 1. Jakarta: Erlangga.

Certo, C. S. & Peter, J. P. (1990). Strategic management, New York: McGraw-Hill.

#jika ingin mengutip, silahkan sisipkan link saya. Terima kasih untuk tidak mengcopy-paste letihnya saya mencari sumber demi tugas J